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jueves, 26 de agosto de 2010

El registro de poderes y su protocolización

Continuando con el tema de la semana pasada sobre lo que es un poder o mandato en este artículo hablaremos sobre cual es el procedimiento para legalizar un poder que se hace fuera de Puerto Rico. Recuerden el ejemplo de la boda en que el novio se encuentra en Texas y la novia en P.R. El novio va a un notario en Texas y hace un poder autorizando a su hermano y en su ausencia a su primo a casarse con su novia en su nombre. Cuando esto sucede hay que realizar un procedimiento conocido como la protocolización del poder. Este proceso se realiza para evitar que los “listos” de la vida se inventen poderes y quieran hacer gestiones con poderes “fatulos”. Extraño verdad porque eso no pasa en este país.

Comencemos con una información importante sobre los notarios. En P.R. El notario es el profesional del derecho que ejerce una función pública autorizada para dar fe sobre la autenticidad de los negocios jurídicos y demás actos y hechos extrajudiciales que ante él se realicen. En el ejercicio de sus funciones, el notario recibe e interpreta la voluntad de las partes y le proporciona forma legal, redactando las escrituras y los documentos notariales correspondientes. (4 L.P.R.A. sec. 2002) Al autorizar un documento, el notario da fe y asegura que el mismo cumple, formal y sustantivamente, con todas las formalidades de ley y que se trata de una transacción válida y legítima. En ese momento, el documento notarial queda cobijado por la fe pública y con la presunción de que los actos que el notario ve y oye así como lo consignado por él, es legal y verdadero. Es precisamente esta presunción de legalidad, veracidad y legitimidad lo que le brinda certeza, garantía y eficacia al documento notarial.

En vista de lo anterior, es imprescindible que al ejercer su función el notario actúe con el más alto grado de diligencia. Conforme a ello, el notario debe observar celosamente las disposiciones de la Ley y el Reglamento Notarial, así como las disposiciones del Código de Ética Profesional. De no hacerlo, el notario se expone a las sanciones disciplinarias correspondientes y podría ser responsable tanto civil como criminalmente.

La protocolización de un documento significa esencialmente su transcripción e ingreso al protocolo de instrumentos públicos del notario, incorporando o uniendo dicho documento original como parte de la escritura o acta que viabiliza este procedimiento. Es esencial en la protocolización de un documento de poder otorgado fuera de Puerto Rico, que dicho documento contenga la certificación sobre autenticidad de la firma y calidad del notario autorizante del poder que se protocoliza.

En arroz y habichuelas este sería el procedimiento para legalizar un poder hecho fuera de P.R.
(Específicamente en EU porque puede hacerse en cualquier sitio del mundo)

1. El novio acude a un notario en Texas y hace el poder que ya mencionamos anteriormente.
2. Luego va a la oficina del “county clerk” (municipio) y certifica que este notario que le hizo el poder esta autorizado por las leyes del estado de Texas para notarizar documentos y le expide una certificación oficial con un sello en original.
3. Envía el poder a P.R. y lo lleva donde un notario.
4. El notario protocoliza el poder y lo hace legal en nuestra jurisdicción haciendo el proceso antes mencionado en este artículo mediante una escritura.
De otra parte sepan que los poderes otorgados en Puerto Rico se registran. De nuevo con la intención de tener controles sobre los mismos debido a la gran responsabilidad que amerita el que una persona asuma responsabilidades por otra.
El Registro de Poderes y Testamentos responde directamente a la Oficina de la Directora y funciona al amparo de la Ley Núm. 75, supra, la Ley Núm. 62 de 8 de mayo de 1937 y la Ley Núm. 77 de 2 de julio de 1987.
El Registro de Poderes es un registro que da publicidad al hecho de haberse otorgado un poder. La búsqueda se hace por el nombre del que confirió el poder, el que lo recibe y el notario que autorizó la escritura. Todo poder que vaya a surtir efecto en Puerto Rico tiene que constar en escritura pública y haber sido notificado al Registro de Poderes dentro del término establecido por ley. Igualmente, tiene que ser notificada una escritura de ratificación de un instrumento público que contenga un mandato verbal. El Registro no archiva escrituras, sólo inscribe y archiva notificaciones. Una vez se autoriza un poder, el notario tiene la obligación de notificarlo al Registro dentro de las próximas 72 horas de haber autorizado el mismo.
Les exhorto a realizar la consulta legal correspondiente sobre los poderes. Son una excelente herramienta para resolver contratiempos.
El autor es abogado-notario con oficinas en la Urb. Paradís D-3 en el casco urbano de Caguas. Cualquier duda o comentario con esta columna no dude en comunicarse con el al 787-744-9598 o a pcrespolaw@gmail.com.